Exchange Group Calendar Concepten

Beheerders

- Als beheerder kun je nieuwe items maken in ieders persoonlijke agenda simpelweg door een afspraak in de groepsagenda te maken en een * aan het onderwerp toe te voegen.

- Je kunt elk item in de groepsagenda wijzigen en dat werkt direct door naar de gebruikersagenda

- Je kunt alle items verwijderen door er een *X aan toe te voegen en dat werkt direct door naar de gebruiker.

Gebruikers

- Wat je in je eigen agenda zet kan naar een groepsagenda gekopieerd worden maar dat hoeft niet perse. Dit hangt af van de instellingen voor die groepsagenda.

-Als je in je eigen agenda iets maakt met een * in het onderwerp dan wordt dat naar je team leden gekopieerd. (mensen die de zelfde PGC instelling hebben)

- Een team item kan je wijzigen door er een * in het onderwerp aan toe te voegen.

- Verwijderen van een team item doe je met *X

- Als je een item in je eigen agenda maakt en begint met #gebruikersnaam#  dan verdwijnt het uit jouw agenda en komt het in de agenda van de gebruiker die je aangegeven hebt.

Systeembeheerder

- Kan een centrale categorielijst en kleuren instellen voor iedereen

- Kan ervoor zorgen dat gebruikers alleen maar uit die categorieen kunnen kiezen

- bepaalt wie lid is van welke groepsagenda

- bepaalt wie in een team zit door dezelfde PGC instelling

- Kan individuele gebruikers een bepaalde kleur toekennen voor hun afspraken in de groepsagenda

- Stelt in hoe vergaderingen worden aangeduidt

- Stelt in hoe met prive items wordt omgegaan

EGC: De Exchange Group Calendar software
Gebruikersagenda : De standaard agenda die iedere gebruiker in Outlook heeft.
Groepsagenda : Een openbare map van type agenda in de openbare mappen sectie van Exchange
Leden : gebruikers (agenda's) die gekoppeld zijn aan een bepaalde groepsagenda
PGC: Primaire Groeps Agenda. Iedereen kan lid zijn van 1 of meer groepsagenda maar men heeft altijd maximaal (hoeft niet) 1 primaire groepsagenda. 
Filteren: . Afspraken van leden kunnen (afhankelijk van de instellingen) zichtbaar worden in een groepsagenda. Die instellingen zijn de filters die bepalen of een afspraak in aanmerking komt om getoond te worden in een groepsagenda.
Ster Item: Gewoon een normale afspraak maar dan met een * in het onderwerp
Beheerder:  Iemand die meer rechten heeft dan gewone gebruikers in de rechten-instellingen van de openbare map waardoor hij/zij via de groepsagenda de afspraken van anderen kan beheren.

Een lid maakt een afspraak in zijn/haar Outlook agenda. De EGC software kopieert deze afspraak naar 1 of meer groepsagenda's waar de persoon lid van is.  (mits voldaan wordt aan de filters van de groepsagenda)

Wijziging van de afspraak in de persoonlijke agenda (of verwijderen) werkt door naar de groepsagenda. Wijzigingen van de replica in de groepsagenda (door mensen met voldoende rechten) werken door in de persoonlijke agenda.

Een beheerder kan afspraken in de groepsagenda maken, wijzigen of verwijderen. 

De wijzigingen repliceren naar de persoonlijke agenda van het lid waar de afspraak origineel vandaan komt. 

Verwijderen van een afspraak wordt gedaan door er *X in het onderwerp aan toe te voegen. Dit is zo gemaakt om de kans op ongewenst verwijderen van afspraken te minimaliseren.  Het is dus zonder problemen mogelijk om afspraken uit groepsagenda's op te schonen zonder dat dit gevolgen heeft voor de persoonlijke agenda's. 

Team items (de team-leden hebben allemaal hetzelfde item in hun eigen agenda)

Een gebruiker kan elke afspraak in zijn agenda promoveren tot team-item.  Door een * aan het onderwerp toe te voegen en de afspraak op te slaan wordt deze afspraak naar de agenda's van de team leden gekopieerd.  

Mensen vormen een team op basis van het selectievakje PGC in de gcadmin console. Dit vakje staat voor de persoonsnaam in de ledenlijst van de groepsagenda's.

Team items in de persoonlijke agenda zijn herkenbaar aan de indicatie [.] voor het onderwerp. Ze kunnen door alle leden van het team gewijzigd of verwijdert worden. 

Om te wijzigen zorg je dat er een * in het onderwerp staat voor je de wijziging opslaat.
Om te verwijderen zorg je dat er *X in het onderwerp staat en sla je de afspraak op.

Als je een team-item gewoon verwijdert verdwijnt deze alleen uit de eigen agenda en blijft in de agenda van de andere team leden staan.

Een afspraak in de agenda van een ander maken zonder die te openen.

Dit is erg handig op een telefoon maar ook gewoon op de pc met outlook omdat je dan niet eerst de agenda van de ander op hoeft te zoeken.  Je kunt bestaande items uit je eigen agenda naar die van een ander verplaatsen of nieuwe items maken die direct naar de ander gaan.

Je doet dit door voor het onderwerp van de afspraak de code #naam# te plaatsen. Naam is dan de gebruikersnaam (email adres deel voor de @) van de collega.

De collega hoeft geen lid te zijn van een groepsagenda. Wel moet de naam in de gcadmin console staan in de lijst met gebruikers. 

De afspraak die je op deze manier maakt of verplaats krijgt een aantekening mee dat jij die gemaakt hebt en de datum en tijd. (in het tekstvak van de afspraak)

Beheerders kunnen alle afspraken bewerken in de groepsagenda waar ze "eigenaar" rechten hebben. (rechteninstelling openbare map cq groepsagenda in exchange)

Ze kunnen ook team items wijzigen (herkenbaar aan [.] voor het onderwerp) en die wijziging werkt dan door naar de agenda's van de team leden.

Een beheerder kan ook een agenda item maken voor alle leden met 1 handeling, door * aan het onderwerp toe te voegen van de afspraak in de groepsagenda. Iedereen die lid is van die groepsagenda krijgt de afspraak dan in de persoonlijke outlook agenda.  (dit heeft geen relatie met de PGC instelling. Iedereen die lid is van die groepsagenda krijgt het item)
Als een beheerder zo'n item gemaakt heeft kunnen de leden dat niet wijzigen of verwijderen, het komt gewoon weer terug als ze dat doen.

Een beheerder kan ook afspraken verwijderen uit de groepsagenda (en dus uit de gebruikersagenda) door *X aan het onderwerp toe te voegen.

En beheerders kunnen net als gewone gebruikers iets "inschieten" bij een ander door #naam# voor het onderwerp van een afspraak te zetten.

Een vergadering in de groepsagenda is altijd maar 1 item. ook al zijn er meerdere mensen uitgenodigd en hebben meerdere mensen de vergadering in hun agenda, de groepsagenda bundelt alle informatie daarover in 1 item. 

Om aan te geven dat het een vergadering is komt dat er voor te staan in het onderwerp [vergadering].

Dat woord is aanpasbaar in de gcadmin console. Je kunt daar ook bijvoorbeeld [V} of [Verg.] van maken.

Na het onderwerp zie je een lijst met namen die uitgenodigd zijn en hun reactie op de vergadering. 
[vergadering] test onderwerp {user1-A|user2-U|Users3-D|User4-T}

Wat zien we:

• het is een vergadering
• het onderwerp is "test onderwerp"
• user1 is uitgenodigd en heeft geaccepteerd (A van accepted)
• user2 heeft nog niet gereageerd (U van unknown)
• user3 heeft de uitnodiging afgeslagen (D van Declined)
• User4 weet het nog niet zeker (T van Tentative)

Bijlagen die worden toegevoegd aan een afspraak in de persoonlijke agenda worden gewoon meegekopieerd naar de groepsagenda. Vice versa geldt het zelfde van groepsagenda naar gebruiker.

Dit kan erg handig zijn als je een aantal monteurs aanstuurt die met een telefoon op pad zijn.

Vanuit de groepsagenda kun je de afspraken in hun persoonlijke agenda verplaatsen als een klant belt of een document in hun afspraak gooien wat ze nodig hebben. Andersom kan een monteur iets in die afspraak wijzigen ("ik ben klaar") of toevoegen (foto van het werk) en dat zie je dan als teamleider weer verschijnen in de groepsagenda. 

Filters worden gebruikt om een groepsagenda te krijgen die alleen toont waarvoor die groepsagenda gemaakt is. Dus om alleen items te zien te krijgen die relevant zijn.

• Een filter kan positief zijn of negatief.
• Een positief filter laat niks door behalve wat in het filter opgegeven is. 
• Een negatief filter laat alles door behalve wat in het filter opgegeven is.

Als voorbeeld. Je maakt 2 groepsagenda's. Nummer 1 heet Afwezigheid en nummer 2 heet Iedereen. In Afwezigheid wil je alleen zien dat mensen vrij zijn of vakantie hebben. En alle andere afspraken van iedereen wil je in Iedereen zien. 
Je stelt dan als postitief filter in op Afwezigheid de woorden "vakantie, vrij"  met als gevolg dat in Afwezigheid alleen items komen als de woorden vakantie of vrij gebruikt zijn.

in Iedereen wil je alles zien behalve wat naar Afwezigheid gaat. Dus je maakt daar een negatief filter met "vakantie, vrij" zodat die items juist niet doorgelaten worden.

Het is wel belangrijk om te begrijpen hoe de filters reageren op wat je ingeeft. 

• In de gcadmin console tik je in bij "Hide when subject contains"  appel ,peer,
• maak een afspraak in je agenda en zet in het onderwerp appel
• maak nog een afspraak en zet in het onderwerp appels
• maak nog een afspraak met appel taart
• en nog een afspraak met speer

Het filter geeft aan dat als er in het onderwerp staat "appel + spatie" dat de afspraak niet getoond moet worden. Dus het woord appels voldoet niet aan het filter en die afspraak wordt getoond, de rest niet.

Speer is iets heel anders dan peer maar het woord peer zit wel in speer. Dus die wordt ook niet getoond want het voldoet aan het filter. 

Categorieen in Outlook zijn persoonlijk. Iedereen kan een categorie bijmaken in Outlook en er een kleur aan toekennen. Als je die categorie aan een afspraak toekent zien anderen de naam van die categorie ook maar de kleur niet. De kleur is namenlijk afhankelijk van wat de andere persoon als kleur heeft voor die cateogrie. Het kan dus zijn dat 2 gebruikers de categorie "vakantie" hebben aangemaakt waarbij de eerste groen als kleur heeft en de ander rood. Kijken beiden naar een afspraak in de groepsagenda met categorie vakantie dan zien ze beiden een andere kleur voor die afspraak.

Je wilt dit dus zoveel mogelijk uniform houden want kleuren maken het heel makkelijk om bepaald soorten informatie direct te identificeren in je groepsagenda's.

In de gcadmin console helemaal rechtsonder kun je de categorie definitie uitklappen. Wat je hier definieert wordt naar alle gebruikers uitgerold zodat iedereen dezelfde kleuren gaat gebruiken.

Je doet die in dit formaat: CategorieNaam  streepje Kleurnummer komma etc.

Voorbeeld: Vakantie-2,Thuis werken-19,opvolgen-24

Iedereen krijgt nu in zijn categorielijst in Outlook: Vakantie met kleurnummer 2 (oranje) Thuis werken met kleur 19 (donker geel)  en Opvolgen met kleur 24 (donker paars)

Er zijn 24 kleuren beschikbaar

Je kunt een categorie (en dus kleur) toekennen aan alles wat in de groepsagenda van een bepaald persoon wordt weergegeven.

Die cateogrie moet wel een kleur definitie hebben dus dat regel je eerst met behulp van de uitleg hierboven. 

Om een gebruiker een eigen kleur te geven selecteer je de naam in de lijst rechts in de gcadmin console waar alle gebruikers in staan. Vervolgens type je de categorie naam in het vakje "User category/color" 

Als je bijvoorbeeld Piet@domein.nl een groene kleur wilt toekennen dan maak je in de centrale categorielijst een categorie piet-5 (dus categorienaam is piet en kleur is 5)

in het vakje category/color tik je dan alleen maar piet. 

De categorienaam is niet belangrijk je kan ook gewoon als definitie gebruiken groen-5

En dan tik je natuurlijk niet Piet in maar groen. Misschien wil je alle verkopers of teamleiders wel zo dezelfde kleur geven. Dan gebruik je dezelfde categorie voor al die mensen.

Mensen gebruiken hun agenda voor vanalles en dat hoeft niet perse iets met werk te maken te hebben en niet alles hoeft voor alle collega's zichtbaar te zijn.  Afspraken die je niet wilt delen of waarvan het bestaan zelfs niet voor andere zichtbaar hoeft te zijn kun je een toevoeging geven @@@ in het tekstvak van de afspraak. 

De groepsagenda doet hier dus niets mee. Dit in tegenstelling to afspraken waar je het vakje Prive van aanvinkt . 
Dit zijn afspraken die je niet wilt delen met anderen maar anderen moeten misschien wel weten dat je niet beschikbaar bent. Je wilt in de groepsagenda dus wel aangeven dat je bezet bent maar niet waarom.

In de gcadmin console zijn drie mogelijkheden om met prive afspraken van gebruikers om te gaan:

1. Je geeft de gebruiker helemaal geen recht op prive items en toont alles in de groepsagenda. 
2. Je behandelt prive items als niet bestaande items en toont ze helemaal niet in de groepsagenda (alsof er @@@ in de afspraak tekst staat)
3. Je toont dat de gebruiker bezet is maar alle details worden verborgen en vervangen door een tekst die jij instelt.

Vanaf een telefoon kan het onmogelijk zijn om een afspraak als prive aan te duiden zodat deze op de telefoon gemaakte afspraak in de groepsagenda terect zou komen als gewoon item. Om dit te ondervangen kun je in de tekst van de afspraak (het grote tekstvak) drie hekjes zetten ###. 

De groepsagenda regelt dan dat het in jouw persoonlijke Outlook agenda met een aangevinkt Prive vakje komt te staan.

De basis

• Maak een afspraak in de agenda van gebruiker-1
• Kijk in de groepsagenda waar hij lid van is en zie de kopie verschijnen  
• Verander het onderwerp van die afspraak in de persoonlijke agenda
• Zie het onderwerp veranderen in de groepsagenda
• Verander nu het onderwerp in de groepsagenda
• Zie het ook weer in de persoonlijke agenda veranderen
• Voeg *X toe aan het onderwerp in de groepsagenda
• Zie dat de afspraak verdwijnt uit beide agenda's
• Maak een afspraak in je agenda (op pc of mobieltje) en begin het onderwerp met #collega naam# 
• Zie dat de afspraak verdwijnt uit je eigen agenda en bij de collega verschijnt in de agenda

Beheerder taken

• Maak een afspraak in de groepsagenda met in het onderwerp een *
• Zie dat in alle agenda's van de leden van die agenda die afspraak verschijnt
• Versleep nu die afspraak naar een andere tijd in de groepsagenda
• Zie hoe in alle agenda's de afspraak verplaatst wordt
• Laat een lid van de groepsagenda die geen beheerder is het item verwijderen uit de eigen agenda en wacht even. De afspraak komt gewoon weer terug.
• Maak een afspraak in de eigen of groepsagenda en begin het onderwerp met  #naam collega# 
• Kijk in de agenda van de collega en zie het item verschijnen
• Kijk in de groepsagenda en zie de afspraak weergegeven als [naam collega] onderwerp
• Open het item en zie dat aanmaakdatum en auteur van de afspraak vermeldt worden

Team taken

• Maak een afspraak in de normale outlook agenda en eindig met een * in het onderwerp
• Kijk naar de groepsagenda die ingesteld is als PGC voor deze gebruiker
• Zie het item verschijnen met voor het onderwerp [.]
• Kijk in de persoonlijke agenda van een andere gebruiker die dezelfde PGC heeft
• Zie dat het item daar verschenen is. Wijzig het item daar en zorg dat het onderwerp een * heeft voor je het opslaat
• Kijk in de agenda waar de afspraak het eerst gemaakt is en zie dat deze ook daar gewijzigd is.
• Voor beheerders, sleep het item in de groepsagenda (PGC) naar een ander tijdstip en zie dat het bij alle teamleden ook verplaatst wordt
• Voeg nu aan het onderwerp van die Team afspraak een *X toe om het item bij iedereen te verwijderen.