Exchange Gruppen-Kalender Konzepte
Administratoren
- Als Benutzer mit Administrator-Rechten können Sie neue Einträge für alle Mitglieder des Gruppen-Kalenders erstellen, indem Sie ein * dem Betreff hinzufügen.
- Sie können jeden Eintrag im Gruppen-Kalender bearbeiten, und die gemachten Veränderungen werden automatisch in die persönlichen Kalender der Benutzer übertragen.
- Sie können auch jeden gemachten Eintrag löschen, indem Sie *X dem Betreff hinzufügen (wodurch der Eintrag von allen Benutzer-Kalendern entfernt wird).
Benutzer
- Ein Eintrag von Ihrem Kalender kann in den Gruppen-Kalender übertragen werden. Werden Änderungen des Eintrags im Gruppen-Kalender vorgenommen, dann werden diese auch in Ihrem persönlichen Kalender wiedergespiegelt.
- Sie können einen neuen Eintrag in Ihrem persönlichen Kalender erstellen, und indem Sie ein * dem Betreff hinzufügen, wird dieser Eintrag in allen Kalendern von Benutzern, die die selbe PGC-Einstellungen haben, wiedergegeben.
- Sie können einen Team-Eintrag bearbeiten, und die gemachten Änderungen in allen Kalendern Ihres Teams anzeigen lassen, indem Sie dem Betreff ein * hinzufügen.
- Sie können einen solchen Team-Eintrag auch aus allen Kalendern Ihres Teams wieder löschen, indem Sie dem Betreff *X hinzufügen.
- Sie können einen Eintrag in Ihrem persönlichen Kalender erstellen, und dann in den Benutzer-Kalender eines von Ihnen ausgewählten Benutzers verschieben, indem Sie die Betreffzeile mit #username# beginnen.
System Administrator
- kann eine zu verwendende zentrale Kategorien-Liste und ein Farb-Schema festlegen
- kann optional alle Kategorien im Benutzer-Outlook entfernen und nur die selbst erstellten Listen zur Auswahl vorgeben.
- fügt Benutzer zu einem oder mehreren Gruppen-Kalendern hinzu
- kann Benutzer zu einem primären Gruppen-Kalender zuweisen
- kann Regeln und Filter festlegen, um Einträge in individuellen Gruppen-Kalendern anzuzeigen oder auszublenden
- kann den von individuellen Benutzern gemachten Einträgen Farben/Kategorien zuweisen
- konfiguriert den Veranstaltungs-Präfix
- konfiguriert die Privatspähren-Einstellungen
Benutzer-Kalender: der Standard Benutzer-Kalender im Outlook/Exchange-Postfach aller Benutzer
Gruppen-Kalender : ein öffentlicher Ordner vom Typ 'Kalender' im 'öffentliche Ordner-Bereich' des Exchange-Servers
Mitglieder : Benutzer (Kalender), die mit einem oder mehreren Gruppen-Kalendern verbunden sind
PGC: Primärer Gruppen-Kalender (primary Group Calendar). Mitglieder des PGC können Mitglieder in einem oder mehreren Gruppen-Kalendern sein. Es gibt allerdings nur einen primären Gruppen-Kalender pro Benutzer.
Filter: Abhängig von anderen Konfigurationseinstellungen können Mitglieder-Termine wahlweise im Gruppen-Kalender angezeigt werden oder nicht (z.B. ein Benutzer kann Mitglied in 10 verschiedenen Gruppen-Kalendern sein, aber seine gemachten Einträge erscheinen nie in irgendeinem der Gruppen-Kalender, da sie nicht mit der entsprechenden Kategorie oder Betreffzeile, und in seinem persönlichen Kalender gemacht wurden, und damit die Filterkriterien der Gruppen-Kalender nicht erfüllen)
Sternchen-Eintrag: ein normaler Kalendereintrag, der mit einem Stern (*) in der Betreffzeile versehen und gespeichert wurde.
Administrator/Admin: ein Benutzer, der öffentliche Ordner-Rechte besitzt (Leitende Angestellte, Sekretariat, Management), um Einträge in den Gruppen-Kalendern erstellen, bearbeiten oder löschen zu können, wobei die Änderungen automatisch in die Kalender der Mitglieder des jeweiligen Gruppen-Kalenders übertragen werden (Leitende Angestellte, Sekretariat, Management).
Ein Mitglied erstellt einen Termin/Eintrag in seinem/ihrem persönlichen Kalender.
Die EGC-Software kopiert die Einträge in einen (oder mehrere) Gruppen-Kalender, an denen der Benutzer teilnimmt (Mitglied ist).Änderungen des persönlichen Eintrags (Bearbeitung/Löschen) werden auch für den Eintrag im Gruppen-Kalender übernommen.
Admins können einen Eintrag im Gruppen-Kalender verändern oder löschen, wobei die gemachten Veränderungen in den Benutzer-Kalender, von dem aus der Eintrag erstellt wurde, übernommen werden. Einträge im Gruppen-Kalender können nur gelöscht werden, indem in der Betreffzeile der Zusatz *X angehängt wird.
Team-Einträge. (alle Team-Mitglieder bekommen den gleichen Eintrag in ihrem persönlichen Kalender zu sehen)
Benutzer können jeden beliebigen Eintrag in ihrem persönlichen Kalender zu einem Team-Eintrag machen. Durch das einfache Anhängen eines Sternchens (*) an den Betreff des Termins/Eintrags, wird dieser Eintrag in die persönlichen Kalender aller Team-Mitglieder kopiert. Jeder Benutzer mit den selben PGC-Einstellungen in der gcadmin-Konsole wird dabei als Team-Mitglied angesehen.
Der Team-Eintrag kann auch jeweils von jedem Team-Mitglied bearbeitet oder gelöscht werden. Die vorgenommenen Änderungen erscheinen allerdings nur in den persönlichen Kalendern der anderen Team-Mitglieder, wenn im Betreff wieder ein Sternsymbol (*) angehängt wurde. Im PGC des Teams ist der Eintrag mit einem vorangestellten [.] in der Betreffzeile ersichtlich.
Um einen Team-Eintrag zu löschen, kann von jedem Mitglied des PGC der Anhang *X (ein Sternchen und ein X) dem Betreff hinzugefügt werden. Durch einfaches Löschen (ohne diesen Anhang zu machen) wird der Eintrag lediglich im jeweiligen persönlichen Kalender gelöscht.
Diese eben beschriebene Funktionsweise funktioniert auch von einem Smartphone oder BlackBerry aus.
Einen Eintrag von Ihrem persönlichen Kalender in den persönlichen Kalender eines anderen Benutzers verschieben.
Zusätzlich zu den Team-Einträgen besteht für normale Benutzer auch die Möglichkeit, einen Eintrag im persönlichen Kalender oder im Kalender auf einem mobilen Gerät zu machen, und dann diesen Eintrag an den persönlichen Kalender eines beliebigen anderen Benutzers zu verschieben.
Um einen Eintrag für einen anderen Benutzer zu machen, muss die Betreffzeile den Zusatz #Benutzername# enthalten, damit die EGC-Software weiß, an wen der Eintrag verschoben werden soll. Ein Beispiel: Um einen Termin für den Benutzer John@opusflow.com zu machen, erstellen Sie entweder einen neuen Eintrag in Ihrem persönlichen Kalender, oder Sie verwenden einen bereits vorhandenen Eintrag, und beginnen den Betreff mit #john# usw.
(Administratoren können dies im Übrigen ebenfalls tun, entweder vom persönlichen Kalender aus, oder auch im Gruppen-Kalender).
Dies funktioniert sowohl für Benutzer, die als Mitglieder eines Gruppen-Kalenders gelistet sind, als auch für Benutzer, die nicht in irgendeinem Gruppen-Kalender Mitglied sind.
Der Benutzer muss also lediglich in der Benutzerliste in der gcadmin-Konsole vorhanden sein.
Hinweis: Der Kalendereintrag mit “#Benutzername#”, der in den persönlichen Kalender eines anderen Benutzers verschoben wird, zeigt diesem auch den Namen des Erstellers und das Erstellungsdatum des Eintrags an, d.h. man kann auch immer sehen, wer den Termin/Eintrag erstellt hat und wann.
Admins können ebenso die Team-Einträge im PGC (die durch “[.]” im Betreff identifiziert werden können) modifizieren, wobei die gemachten Änderungen auch in den persönlichen Kalendern aller Team-Mitglieder wiedergespiegelt werden.
Admins können unternehmensweite Veranstaltungen im Gruppen-Kalender erstellen, die dann durch Anfügen des Sternchens (*) im Betreff in alle Mitglieder-Kalender übertragen werden können.
Wenn ein Admin einen Eintrag mit * im Gruppen-Kalender macht, wird dieser Eintrag an alle persönlichen Kalender aller Mitglieder dieses Gruppen-Kalenders gesendet (also nicht nur an Mitglieder, für die der Gruppen-Kalender auch der PGC ist, sondern auch an Benutzer, für die der Gruppen-Kalender ein normaler “zweitrangiger” Gruppen-Kalender ist).
Wenn ein normaler Benutzer in seinem/ihrem persönlichen Kalender einen mit Sternchen versehenen Eintrag löscht oder verändert (der von einem Administrator erstellt wurde), dann wird der Eintrag automatisch wieder im Benutzer-Kalender neuerstellt. Normale Benutzer können also vom Admin gemachte Einträge von ihren persönlichen Kalendern nicht verbannen oder überschreiben.
Administratoren können jeden beliebigen Eintrag im Gruppen-Kalender löschen, indem sie einfach den Zusatz “*X” im Betreff anhängen. Der Eintrag wird dann im Benutzer-Kalender gelöscht, in dem er erstellt worden ist.
Admins können individuelle Kalendereinträge/Termine für andere Benutzer im persönlichen Kalender oder im Gruppen-Kalender erstellen, indem sie die Betreffzeile mit #Benutzername# beginnen, also jeweils den Namen des Benutzers, der diesen Eintrag erhalten soll, angeben.
Ein Meeting wird im Gruppen-Kalender als einzelner Eintrag angezeigt. Wenn also 10 Leute an einem Meeting teilnehmen sollen, dann ist in dem entsprechenden Gruppen-Kalender dafür, nur dieser eine Eintrag präsent, welcher durch ein vorangestelltes “[meeting]” in der Betreffzeile ersichtlich ist. Das Wort “Meeting” kann natürlich indiduell in der gcadmin-Konsole konfiguriert werden.
Nachfolgend zur Betreffzeile des Kalendereintrags wird eine Liste aller Meeting-Teilnehmer angezeigt, sowie deren Rückmeldung/Antwort zum angesetzten Meeting.
Beispiel für einen Meeting-Eintrag im Gruppen-Kalender:
[meeting] Bezeichnung des Meetings {user1-A|user2-U|Users3-D|User4-T}
Hier werden uns die folgenden Informationen gegeben:
- es handelt sich um ein Meeting
- der Betreff ist: Bezeichnung des Meetings
- Benutzer1 (User1) wurde zum Meeting eingeladen und antwortete mit “Akzeptiert” (der erste Name in der Liste ist immer der Organisator)
- Benutzer2 (User2) wurde zum Meeting eingeladen und hat bisher noch nicht geantwortet (Unbekannt)
- Benutzer3 (User3) wurde zum Meeting eingeladen und hat abgelehnt (Declined)
- Benutzer4 (User4) wurde zum Meeting eingeladen und hat mit “Tendenzielle Teilnahme” (Tentatively accepted) geantwortet
Filter können benutzt werden, um zu bestimmen, welche Art von Einträgen im Gruppen-Kalender angezeigt werden sollen, und welche nicht.
Sie können z.B. eine Reihe von Gruppen-Kalendern anlegen, die jeweils nur bestimmte Kalendereinträge/Veranstaltungen/Termine anzeigen. Somit bekommen Sie einen individuellen und besseren Überblick, und sehen immer nur das, was gerade für Sie von Bedeutung ist.
Es gibt sogenannte positive und negative Filter.
- Ein positiver Filter blendet alle Einträge aus, außer denen, die die eingebenen Kriterien erfüllen.
- Ein negativer Filter zeigt alle Einträge an, außer denen, die die eingebenen Kriterien erfüllen.
- Geben Sie als Beispiel in der GCADMIN-Konsole einfach mal “apfel,ernte,” in dem Textfeld unter der Beschreibung “Hide when subject contains" ein (also, “ausblenden, wenn der Betreff .... enthält”).
- Erstellen Sie in einem Benutzer-Kalender nun nacheinander vier neue Einträge: jeweils einen Eintrag mit dem Betreff:
“Äpfel”
“Apfelkuchen”
“Birnenernte”
- Sie werden feststellen, dass nun im Gruppen-Kalender die Einträge mit dem Betreff “Apfel, Apfelkuchen und Birnenernte” nicht angezeigt werden, weil mit dem Filter das Ausblenden aller Einträge, die “apfel” und/oder “ernte” enthalten, angewiesen wurde. Der Eintrag mit dem Betreff “Äpfel” allerdings, erscheint im Gruppen-Kalender.
Per Voreinstellung kann naturgemäß jeder Outlook-Benutzer Kategorien festlegen und ihnen Farben zuordnen.
Benutzer1 kann die Kategorie “Urlaub” erstellen und die Farbe “Gelb” zuordnen, während Benutzer2 die gleiche Kategorie in seinem Kalender mit “Urlaubstag” bezeichnet und die Farbe “Rot” hierzu vergibt.
Wenn nun beide Benutzer Mitglieder des selben Gruppen-Kalenders sind, und beide haben einen Urlaubs-Eintrag in ihrem persönlichen Kalender gemacht, dann sieht Benutzer1 beide Einträge in Gelb, und Benutzer2 sieht beide Einträge in Rot. Wenn nun Benutzer3 auf den Gruppen-Kalender blickt, ohne die Kategorie “Urlaub” in Outlook hinterlegt zu haben, dann sieht dieser Benutzer alles in weiß. In der gcadmin-Konsole gibt es die Option, dies zu ändern, damit immer alle Benutzer die selben Kategorien und Farben verwenden.
Sie können in der Konsole eine Kategorien-Liste erstellen und Farben vergeben. Die EGC-Software überträgt diese Kategorien-Liste in periodischen Abständen (ungefähr alle halbe Stunde) an alle Benutzer, die in der Benutzerliste aufgeführt sind.
Um eine solche Kategorien-Liste zu erstellen, beginnen Sie jeden Eintrag mit dem Namen der Kategorie, dann folgt ein Bindestrich, dann eine Nummer für die gewünschte Farbe, und zum Schluß ein Komma.
Zum Beispiel: Urlaub-2, Betriebsversammlung-19, Sicherheitsüberprüfung-25, usw.
Dadurch werden die Einträge der Kategorie “Urlaub” bei allen Benutzern (in deren “Master Category List”) mit “Orange” hinterlegt, die “Betriebsversammlung” mit “Dunkelgelb”, und eine “Sicherheitsüberprüfung” mit “Dunkelbraun”.
Verfügbare Farben in Outlook 2007+
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Rot = 1 |
Grau = 13 |
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Orange = 2 |
Dunkelgrau = 14 |
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Pfirsich = 3 |
Schwarz = 15 |
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Gelb = 4 |
Dunkelrot = 16 |
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Grün = 5 |
Dunkelorange = 17 |
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Türkis = 6 |
Dunkelpfirsich = 18 |
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Olivgrün = 7 |
Dunkelgelb = 19 |
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Blau = 8 |
Dunkelgrün = 20 |
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Violett = 9 |
Dunkeltürkis = 21 |
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Braun = 10 |
Dunkelolivgrün = 22 |
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Stahlgrau = 11 |
Dunkelblau = 23 |
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Dunkelstahlgrau = 12 |
Dunkelviolett = 24 |
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Dunkelbraun = 25 |
Sie können eine Kategorie für alle Einträge eines bestimmten Benutzers erstellen, die im Gruppen-Kalender angezeigt werden.
Wenn der Kategoriename hierfür in der Outlook-Kategorien-Liste eines anderen Benutzers, der auf den Gruppen-Kalender schaut, bereits existiert, dann werden die Einträge mit der für diese Kategorie hinterlegten Farbe angezeigt. Die Zentralisierung der Farbgebung kann mit der oben beschriebenen “Master Category” geschehen, so dass alle Benutzer die selben Kategorien und zugeordneten Farben verwenden.
Um eine Kategorie für einen Benutzer zu erstellen, wählen Sie den entsprechenden Benutzer einfach in der E-Mail-Adressliste aus, und geben Sie den gewünschten Kategorienamen und die Farbe im Feld "User category/color" (Benutzer-Kategorie/Farbe) ein.
Wenn Sie die selbe Farbe für mehrere Benutzer verwenden wollen, dann ist es besser, die Kategorie ganz einfach “Grün” zu nennen, mit dem Eintrag in der “Master Category List”: Grün-5
Es kommt gelegentlich vor, dass ein Benutzer in seinen Kalender persönliche Einträge, wie “Zahnarzt” anrufen o.ä. macht, einfach um daran erinnert zu werden. Dieses Zeitfenster ist dadurch allerdings nicht besetzt, und sollte daher im Gruppen-Kalender auch nicht als besetzt angezeigt werden. Für derartige Einträge können Sie die Zeichenfolge @@@ in das Haupttextfeld des jeweiligen Kalendereintrags einfügen.
- Erstellen Sie im Benutzer-Kalender einen neuen Eintrag mit einem beliebigen
Betreff, und fügen Sie im Haupttextfeld @@@ hinzu.
- Sie werden feststellen, dass der gemachte Eintrag nun nicht im Gruppen-Kalender
erscheint, solange Sie das dreifache @-Symbol (@@@) im Textfeld nicht löschen.
Es kann allerdings auch vorkommen, dass ein Benutzer einen persönlichen Eintrag macht, der das Zeitfenster besetzt, wie z.B. ein Zahnarzttermin, aber Sie wünschen nicht, dass andere Benutzer darüber informiert werden, warum oder womit Sie zu dieser Zeit beschäftigt sind.
Die Gruppen-Kalender-Konsole bietet hier 3 Möglichkeiten an, wie diese Einträge behandelt werden:
- Erstellen Sie im Benutzer-Kalender einen neuen Eintrag mit einem beliebigen
Betreff, und klicken Sie das Kästchen “PRIVATE” an
- Sie werden feststellen, dass der Eintrag nun entweder
- genau wie jeder andere Eintrag im Gruppen-Kalender erscheint (nicht privat!),
- im Gruppen-Kalender nicht angezeigt wird, oder
- mit einem anderen Betreff erscheint, allerdings ohne die übrigen Details anzuzeigen.
Diese drei Formen der Anzeige sind abhängig von den in der gcadmin-Konsole gemachten privaten Einstellungen (“Private Settings”).
Private Einträge vom mobilen Gerät
Von einem mobilen Gerät aus, steht die Option, einen Eintrag als “Privat” zu deklarieren, möglicherweise nicht zur Verfügung. Um dies zu umgehen, können Sie die Zeichenfolge ### in das Haupttextfeld des Eintrags einfügen. Nachdem die Synchronisation mit dem Exchange-Server stattgefunden hat, wird der Eintrag als privater Eintrag in Ihrem Outlook-Kalender erscheinen.Überprüfung der grundlegenden Funktionen
- Erstellen Sie einen normalen Eintrag im persönlichen Kalender von Benutzer1.
- Stellen Sie fest, dass dieser Eintrag nun in allen Gruppen-Kalendern angezeigt wird, an denen Benutzer1 teilnimmt/in denen er/sie Mitglied ist.
- Verändern Sie die Betreffzeile des Eintrags im persönlichen Kalender von Benutzer1.
- Stellen Sie nun fest, dass die Änderung des Eintrags auch in allen Gruppen-Kalendern übernommen wird, in denen Benutzer1 Mitglied ist.
- Verändern Sie den Eintrag im Gruppen-Kalender (vergewissern Sie sich, dass Sie dazu “öffentliche Ordner-Rechte” besitzen).
- Stellen Sie fest, dass die Eintragsänderung in den persönlichen Kalender von Benutzer1 übernommen wird.
- Fügen Sie *X der Betreffzeile des Eintrags im Gruppen-Kalender hinzu.
- Stellen Sie nun fest, dass der Eintrag sowohl vom Benutzer-Kalender, als auch von allen Gruppen-Kalendern entfernt/gelöscht wurde.
Überprüfung der Admin-Funktionen
- Erstellen Sie einen Eintrag im Gruppen-Kalender mit dem Sternchen (*) in der Betreffzeile
- Stellen Sie fest, dass dieser Eintrag an die Kalender aller Benutzer, die Mitglieder dieses Gruppen-Kalenders sind, übertragen wird.
- Verschieben Sie den Eintrag im Gruppen-Kalender zu einem anderen Tag/Zeit oder verändern Sie den Betreff.
- Stellen Sie nun fest, dass sich die vorgenommene Änderung auch in den persönlichen Kalendern aller Benutzer, die Mitglieder des Gruppen-Kalenders sind, niederschlägt.
- Schauen Sie im Gruppen-Kalender nach, um den genauen Benutzername eines beliebigen anderen Benutzers auszumachen (z.B. Jochen).
- Erstellen Sie in Ihrem persönlichen Kalender ODER im Gruppen-Kalender einen Eintrag mit dem Betreff
#jochen# test - Stellen Sie fest, dass der Eintrag nun von dem Kalender, in dem er erstellt wurde, verschwindet/gelöscht wird, und stattdessen im persönlichen Kalender des Benutzers “Jochen” erscheint.
- Stellen Sie außerdem fest, dass dieser Eintrag nun im Gruppen-Kalender als “[jochen] test” zu sehen ist.
- Öffnen Sie den Eintrag im Gruppen-Kalender, und überprüfen Sie, dass dort Ihr Name (als Ersteller) und die Zeit der Erstellung angegeben wird.
Nachweis, dass ein Normal-Benutzer die Einträge eines Administrators nicht verändern kann
- Verschieben Sie (als Normal-Benutzer) den Eintrag in einen der Benutzer-Kalender (oder ändern Sie den Betreff, oder löschen Sie den Eintrag).
- Beobachten Sie nun, dass die gemachte Verschiebung/Veränderung automatisch rückgängig gemacht wird, und der Originaleintrag mit allen Eigenschaften wiederhergestellt wurde.
Überprüfung der Team-Funktionen
- Erstellen Sie einen normalen Eintrag im persönlichen Kalender von Benutzer1 mit dem Sternchen (*) als Zusatz in der Betreffzeile.
- Stellen Sie fest, dass der Eintrag in dem Gruppen-Kalender, der als PGC (primärer Gruppen-Kalender) dieses Benutzers eingestellt ist, angezeigt wird.
- Überprüfen Sie außerdem, dass dem Betreff nun [.] vorangestellt ist, um zu verdeutlichen, dass es sich um einen Team-Eintrag im PGC handelt.
- Überprüfen Sie weiterhin, dass der Eintrag auch in den Kalendern der anderen Team-Mitglieder (und ebenfalls mit vorangestelltem [.] in der Betreffzeile) als Team-Eintrag erscheint.
- Verändern Sie nun im persönlichen Kalender irgend eines Team-Mitglieds die Betreffzeile des Eintrags und stellen Sie ein Sternchen (*) voran.
- Stellen Sie fest, dass die gemachte Änderung nun auch in den Kalendern aller Team-Mitglieder angezeigt wird.
- Nur Administrator: Verschieben Sie den Eintrag im PGC zu einem anderen Tag/Zeit, um zu sehen, wie sich dieser Eintrag ebenso in den persönlichen Kalendern der Team-Mitglieder verschiebt.