Veel gestelde vragen

1. Logging staat niet aan. (rechtsonder in de gcadmin console) dus problemen worden niet gemeldt.
2. Het gcadmin wachtwoord is verlopen. (30 dagen policy) of een typefout van wachtwoord
3. Typefout gemaakt bij email adressen van toegevoegde gebruikers
4. EGC-service draait onder het local system account. Dit account mag soms niet naar internet of een proxy server niet gebruiken en kan dus de licentie niet valideren.
5. Gebruikers hebben geen Auteur rechten op de groepsagenda's. Hierdoor ontstaan dubbele items of helemaal geen items in de groepsagenda voor die gebruiker.
6. Het Exchange certificaat is verlopen of de juiste servernaam is niet opgenomen in het certificaat

• Nine folders is een email client voor de telefoon die wel openbare mappen kan synchroniseren.

• Voor de Iphone is er ook een andere tool hier.

• Voor Android : 

   davidhodges publicfoldersync.
• Voor Joomla websites: dpcalendar
• Amrein heeft een sharepoint web part
• Lee Derbyshire heeft een snelle tool (voor phone of desktop)
• En natuurlijk kan het ook gewoon met Outlook Web Access

In de gcadmin console, rechts onder, klikken op "Category Management".

Maak daar een centrale categorie en kleur definitie aan voor alle mensen. Dit doe je door eerst de naam van de categorie in te geven, dan een min teken en dan het kleur nummer. Daarna een komma en de 2e categorie-kleur, etc

Dus op deze manier:  cat1-12,cat2-3,cat3-5

Het kan tot 20 minuten duren voor iedereen de nieuwe categorieen in Outlook heeft gekregen.

In free/busy viewer moet je dan nog rechtsonder de "show category color" optie aan zetten.

Zorg dat het email adres van de gcadmin in de console hetzelfde is als het primair email adres voor gcadmin in exchange.

Check ook het wachtwoord nog een keer, reset het desnoods even in Active Directory.

Werkt het nog niet probeer dan het primaire email adres van gcadmin in exchange te wijzigen naar je andere domeinnaam. (je hebt waarschijnlijk een .nl domein en een .local o.i.d. domein) 

Als het primaire adres nu .nl is, stel je dat in op .local en verandert het in de gcadmin console mee en vice versa. 

Lukt het nog niet en heb je een moeilijke naam gekozen voor gcadmin maak dan een nieuw account zonder punten streepjes etc. en geef het account weer de juiste rechten.

Er zijn nog andere mogelijke oorzaken zoals verkeerde configuratie van je autodiscover URL in Exchange of een certificaat wat niet meer klopt.  En je kunt altijd proberen of je met een URL override in je config.ini verder komt. . We kunnen natuurlijk ook even meekijken via de chat knop op deze site!

Al kun jij als administrator op je server prima met je browser naar licmax.com dan wil dat niet zeggen dat de software dat ook mag.

De software doet dat als EGC-service (in het nt service control panel) en die draait standaard onder het local system account. Het kan goed zijn dat dat account niet naar internet mag. Verander dan het account waar egc-service onder draait

Natuurlijk is het ook mogelijk dat je iets in jullie firewall moet aanpassen zodat er verbinding gemaakt mag worden over poort 80.

Meestal gewoon een verlopen wachtwoord voor het gcadmin account.

Controleer in Outlook de rechten op de groepsagenda. 

Alle mensen waarvan informatie in de groepsagenda te zien is moeten minimaal Auteur rechten hebben op de map. 

Standaard is er een groep "default" of "standaard" waar iedereen in zit en die auteur rechten hebben. Als je die groep verwijdert of uitgezet hebt zorg dan dat je  de mensen toevoegt die in de groepsagenda meedoen.

Waarschijnlijk heb je RunEGCasService.ini overschreven.

Open die file en controleer het pad.

Als je de software opgelsagen hebt in c:\EGC dan moet het pad er als volgt uit zien:

[Process0]
CommandLine=c:\EGC\ExchangeGroupCalendar_EWS.exe
WorkingDir=c:\EGC

Met deze commando's in de exchange shell geeft je gcadmin alle vrijheid.

New-ThrottlingPolicy EGCPolicy

Get-ThrottlingPolicy EGCPolicy | Set-ThrottlingPolicy -RCAMaxConcurrency $null

Set-Mailbox "gcadmin" -ThrottlingPolicy EGCPolicy

EGC gebruikt het email adres gedeelte voor de @. Je hoeft echter niet het primaire email adres te gebruiken. Als je iedereen een nieuw secundair email adres geeft en dat gebruikt in de gcadmin console dan worden die namen gebruikt.

Je kunt met behulp van exchange policies heel makkelijk een 2e adres maken waarbij je uitgaat van bepaalde variabelen zoals bijvoorbeeld 

-eerste letter van de voornaam +
- eerste letter tussenvoegsel +
- eerste 2 letters van de achternaam

Als je heel vele gebruikers hebt neemt de kans op dubbelen toe dus je moet even iets verzinnen wat voor al jouw gebruikers een unieke korte naam produceert.

Door ### in het tekstvak van de afspraak op te nemen zal de afspraak in uw agenda als prive worden ingesteld na synchronisatie met exchange.

Als de verbinding met exchange server wegvalt kan het zijn dat de egc software herstart moet worden. Om te voorkomen dat de groepsagenda's uit de pas gaan lopen is het handig om de software 's-nachts te herstarten en een import te doen zodat de volgende morgen alles in elk geval up to date is.

Download dit Import.vbs script (klik met rechtermuis erop en kies opslaan) en kopieer het naar de map waar gcadmin.exe in staat.

Het script stopt de egc service, doet een import van 14 dagen en start de service.

Gebruik de taakplanner van windows (in configuratiescherm) om het script 's-nachts te laten draaien.  Er is in de taak een optie om de taak na een bepaalde tijd te stoppen. Zet dat op 5 minuten.

Open import.vbs met notepad of beter notepad++  en verander 4 regels zodat uw installatiemap aangegeven wordt

writeini ".\config.ini", "Import", "PastDays", "0"
writeini ".\config.ini", "Import", "FutureDays", "14"
writeini ".\config.ini", "Import", "Users", ""
writeini ".\config.ini", "Import", "ImportNow", "True"

Stel dat de software in c:\groupcalendar staat dan wordt het:

writeini "c:\groupcalendar\config.ini", "Import", "PastDays", "0"
writeini "c:\groupcalendar\config.ini", "Import", "FutureDays", "14"
writeini "c:\groupcalendar\config.ini", "Import", "Users", ""
writeini "c:\groupcalendar\config.ini", "Import", "ImportNow", "True"

Als u medewerkers in de email adressen lijst hebt in gcadmin, die intussen vertrokken zijn en geen mailbox meer hebben in exchange dan geven die een foutmelding. 

Na 100 fouten herstart de egc software. Dit kan uitgezet worden.

Voeg dit dan toe aan de config.ini

[ResetOnErrors]
Value=False

Als CU10 for exchange 2013 geinstalleerd is dan kan dit eenvoudig via de interface.

Zonder CU10 :

Klik in outlook op de desktop met rechts op de groepsagenda en voeg deze toe aan favorieten.
Nu zal in OWA onder "andere agenda's" de groepsagenda getoond worden.

Voeg het volgende toe aan config.ini en herstart egc-service.

[PublicFolderSMTP]
SMTP="smtp address of the public folder mailbox"

Dit is het SMTP adres van de public folder mailbox.  Dit is de plek waar de hele openbare mappen structuur in zit, dus neit het email adres van een individuele openbare map.

De oorzaak is dat de gebruiker zijn vergadering gemaakt heeft terwijl de groepsagenda geselecteerd was. Vergaderingen moeten altijd in de persoonlijke agenda gemaakt worden.

Gewone afspraken mogen wel in de groepsagenda gemaakt worden maar dan met gebruik van de #naam# codering of de * als het een beheerder is.

De enige manier om mensen er op te wijzen dat men in de verkeerde agenda een vergadering aan het maken is, is met behulp van een macro. 

Dit is een voorbeeld van zo'n macro

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)

If InStr(Item.MessageClass, "IPM.Schedule.Meeting.Request") > 0 Then
Dim appoint As AppointmentItem
Dim ns As Outlook.NameSpace
Dim cal As Folder

Set ns = Application.GetNamespace("MAPI")
Set cal = ns.GetDefaultFolder(olFolderCalendar)
Set appoint = Item.GetAssociatedAppointment(True)

    If appoint.Parent <> cal Then
        Cancel = True
        MsgBox "please create meetings from your personal calendar"
    End If
End If
end sub

Installeren hiervan gaat als volgt

De code moet in "thisoutlooksession" sectie komen van de outlook macro omgeving.
Daarvoor moet je naar het tabblad "ontwikkelaar" in Outlook. om dat zichtbaar te maken volg je deze instructie: https://msdn.microsoft.com/en-us/library/bb608625.aspx

Dus eenmaal zichtbaar in outlook ga je naar 
Ontwikkelaar - visual basic - project1 - thisoutlooksession
en daar plak je de macro code in. Opslaan en sluiten

Dit kun je bij alle collega's met de hand doen... maar je kunt ook jouw macro bestand naar hun pc distribueren.  Het heet VbaProject.otm en je ziet het staan als je in de explorer or run box dit uitvoert %appdata%\Microsoft\Outlook\ 

Je kunt dit dan bijvoorbeeld via je login script naar iedereen kopieren.

Een andere manier is om de outlook snelkoppeling van de pc's te wijzigen naar dit

outlook.exe /altvba \\myServer\myFolder\myFile.otm

Je zet dan 1 macro bestand centraal op je server en iedereen gebruikt dit bestand door de gewijzigde outlook opstart methode.

Zie de vorige vraag over hoe je een macro in outlook maakt.

Dit is een macro die je op dezelfde manier kunt implementeren.

Private WithEvents inspectors As Outlook.inspectors

Private Sub inspectors_NewInspector(ByVal Inspector As Inspector)
On Error Resume Next
Dim Item
Set Item = Inspector.CurrentItem

If Item.MessageClass = "IPM.Appointment" Then
Dim folder As folder
Dim explor As Explorer
Set explor = Application.ActiveExplorer
Set folder = explor.CurrentFolder
Dim name As String
name = folder.name
Dim message As Boolean
message = False

Select Case name
Case "groupcalendar1 <- dit moet de naam zijn van jouw groepsagenda"
message = True
Case "groupcalendar2"
message = True
Case "Everyone"
message = True
Case "groupcalendar4"
message = True
End Select

If message = True Then
MsgBox "Please do not create items directly in the group calendar"

End If

End If

End Sub

Private Sub Application_MAPILogonComplete()
Set inspectors = Me.Application.inspectors
End Sub